おはようございます。
Ｍさんは、入社２年目の総務課に所属する社員です。毎日、上司から受ける仕事の指示内容は、優先順位の高いものから低いもの、時間の掛かるものから、数分で済ませられるものまで、さまざまです。常にいくつもの仕事を抱えていたため、優先順位を考え、優先度の高いものから片付けていました。
Ｍさんは、上司から頼まれていた、明日の会議で使うファイルの発注を忘れていました。頼まれたときは、会議まで日があったため、先でいいだろうと思って後回しにし、そのうちに忘れてしまったのです。上司は「３分以内でできる仕事は、優先順位を考えないですぐにやること」とＭさんにアドバイスしました。
社内では、
「３分以内でなくても、早めに済ますことができる仕事は、後回しにせず、早急に片付けることが重要です。初めは優先事項と思わないものでも、後回しにしたばかりに最優先事項に変わり、時には納期に間に合わない失態につながりかねません。そうならないためにも、優先順位を見極める力を養う必要があると、あらためて感じました」
「Ｍさんの優先順位のつけ方が正しかったかどうか、疑問に感じました。ファイルの発注を優先順位の高いものととらえ、すぐに発注して優先順位から外しておけばよかったと思います。しかし、総務課で働いているため、多くの仕事を抱えているので、それが難しかったのかもしれません。後でしようと思う場合は、メモなどをして、日々メモした内容を管理することが大切です」
「人は、しなければいけないことが重なると、比較的着手しやすいものから手を付けてしまいがちです。しかし、しなければならないものを後回しにしないために、しなければならないものを書き出してリスト化し、優先順位の高いもの順に並べ替え、上位のものから着手するようにしています。比較的早くできそうなものも上位に入れ、即実施するように心掛けています」
という意見が出ました。
常にいくつもの仕事を同時に抱えている人は、優先順位を決めていたとしても、時に優先度を誤ってしまったり、手配を忘れてしまったりすることがあります。優先順位が低いと思って放置したり、手配を忘れたりすると、後々大きな失敗につながることがあります。
３分以内にできる仕事はそれほど多くはありませんが、電話一本の確認で済んだり、短いメールを送ったりすることで伝わる用件などは、後回しにせず、その場で終わらせてしまいましょう。そうすれば気持ちも楽になり、優先度の高い仕事に集中することができるはずです。
今日もみんなで「ついてる！ついてる！」
