おはようございます。
「仕事が忙しくて時間がない」という人におすすめの方法があります。それは、仕事の中身を冷静に見直すことです。仕事を見直すポイントは、それが本当に必要かどうかを考えることから始まります。
また不要な仕事や変更するべきことがわかっても、自分の力で変える方法を思いつかなかったり、変えられなかったりするときがあります。そのようなときは、人の意見を聞いてみることが肝心です。
もちろん、不要な仕事や代替できる仕事があるからといって、今までの方法や仕事を勝手に変えてはいけません。上司にきちんと変更の理由を相談、説明し、ルールに則った手段をとりましょう。
社内では、
「仕事の中身を見直さないといけないとわかっていながら、できていない現状を反省しました。自分で自分の仕事を見つめなおそうとしても、思い込みや習慣にとらわれ、なかなか改善点に気づけないことがあります。そんなときは、他の人に意見を求めて、アドバイスをもらうようにしています。今後は、効率化にもっと積極的に取り組む努力をしていきたいです」
「変更すべき点を見つけると、誰にも相談せずに、勝手に変更してしまうところがあり、よく注意されます。変更したことで、他の同僚が使い方を理解できず、不具合が発生したことがありました。変更する場合は、上司や先輩の意見をよく聞き、誰もがわかるように変更することが大切だと思います」
「ルーチンワークを見直し、効率化を図るために、誰が見てもわかるようにマニュアルを改善しました。その結果、仕事にかける時間を大幅に短縮することができました。重要なのは、実際に使う人が使いやすいように改善し、改善した情報を共有して、次に使う人たちにもわかるように引き継いでいくことです」
という意見が出ました。
「上司や先輩に指示されたから」「今までこの方法を続けていたから」ということではなく、その仕事を行う理由を考え、本当に必要か、もっと効率的な方法はないかを考えてみましょう。そのなかで、長年の経験を持っている先輩、自分にない知識を持つ同僚、パソコンに詳しい後輩など、身近なところにいるアドバイザーに意見を求めることが大切です。意見を求めることで、今まで気づかなかったことや思いもよらないアイデアに出合うかもしれません。
そして改善点が見えた場合は、勝手に変更するのではなく、上司や関係者にきちんと相談や説明をし、誰もが納得のいく方法で変更をしましょう。そうすれば、忙しいなかでも時間を生み出すことができるはずです。
今日もみんなで「ついてる！ついてる！」
